Ngày nay, việc sử dụng mã số mã vạch đem lại những lợi ích mà doanh nghiệp không thể ngờ tới. Mã số mã vạch là một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt. Vậy mã số mã vạch là gì? Lợi ích của việc áp dụng mã số mã vạch như thế nào? Mời bạn cùng đến với bài viết của Công ty Luật Rong Ba dưới đây.
Mã số mã vạch là gì?
Mã số mã vạch (MSMV) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được.
Mã số là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hoá. Tuy nhiên mã số của hàng hóa không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá.
Theo quy định tại Điều 3 Quyết định 15/VBHN-BKHCN của Bộ Khoa học Công nghệ về việc ban hành “quy định về việc cấp, sử dụng và quản lý mã số mã vạch” theo đó “Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.”
Mã vạch có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt. Mã vạch thể hiện các thông tin về sản phẩm như: Nước sản xuất, tên doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra… Mỗi sản phẩm chỉ mang một mã vạch duy nhất mà không bao giờ thay đổi. Đối với mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:
Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).
Bởi vậy để đảm bảo uy tín, thương hiệu cho doanh nghiệp, việc sử dụng mã số mã vạch là một biện pháp phân biệt sản phẩm, cũng như tạo lòng tin của người tiêu dùng.
Các loại mã số mã vạch
Có 2 hệ loại chính là 1D, và 2D, nhưng phân ra nhiều hệ thống mã vạch như EAN 13, CODE 39, QR CODE,…Hiện nay có 2 loại mã số mã vạch được sử dụng phổ biến, nhằm phù hợp với từng mặt hàng với các kích thước và thông tin khác nhau.
Mã số EAN:
EAN là bước phát triển kế tiếp của UPC. Về cách mã hóa nó cũng giống hệt như UPC nhưng về dung lượng nó gồm 13 ký số trong đó 2 hoặc 3 ký số đầu tiên là ký số “mốc”, dùng để biểu thị cho nước xuất xứ. Các ký số này chính là “mã quốc gia” của sản phẩm được cấp bởi Tổ chức EAN quốc tế (EAN International Organization)
Mã số EAN-13
Gồm 13 chữ số dành cho những mặt hàng có kích thước trung bình hoặc lớn:
3 số đầu tiên là mã quốc gia sản xuất
Từ 4 đến 6 số tiếp theo là mã DN
Từ 3 đến 5 số tiếp theo là mã mặt hàng do các công ty sản xuất đặt cho sản phẩm của họ.
Số cuối cùng là mã số kiểm tra tính đúng sai của các mã số doanh nghiệp, mã quốc gia và mã mặt hàng.
Mã số EAN-8
Gồm 8 chữ số đó đã được lược bỏ mã số doanh nghiệp. Loại mã số này được dùng trên các mặt hàng, sản phẩm có kích thước khá nhỏ:
03 số đầu là mã số quốc gia sản xuất.
04 số tiếp theo là mã mặt hàng.
Số cuối cùng thể hiện mã số kiểm tra.
Vì EAN phát triển với mã quốc gia nên nó được sử dụng trên những sản phẩm lưu thông trên tòan cầu. Các tiêu chuẩn của EAN do Tổ chức EAN quốc tế quản lý. Ở Việt Nam, các doanh nghiệp muốn sử dụng được mã EAN trên sản phẩm của mình, phải là thành viên của Tổ chức Mã Số Mã Vạch Việt Nam, gọi tắt là EAN Việt Nam, để được cấp mã số doanh nghiệp.
Code 39
UPC và EAN dù là 2 lọai mã vạch có tính chất chuyên nghiệp và quốc tế nhưng khuyết điểm của nó là dung lượng có giới hạn và chỉ mã hóa được số, không mã hóa được chữ.
Code 39 được phát triển sau UPC và EAN là ký hiệu chữ và số thông dụng nhất. Nó không có chiều dài cố định như UPC và EAN do đó có thể lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn bên trong nó. Do tính linh họat như vậy, Code 39 được ưa chuộng rộng rãi trong bán lẻ và sản xuất. Bộ ký tự này bao gồm tất cả các chữ hoa, các ký số từ 0 đến 9 và 7 ký tự đặc biệt khác.
Nhiều tổ chức đã chọn một dạng thức Code 39 để làm chuẩn công nghiệp của mình trong đó đáng chú ý là Bộ Quốc Phòng Mỹ đã lấy Code 39 làm bộ mã gọi là LOGMARS.
Trình tự cấp mã số mã vạch:
Việc cấp mã số mã vạch thực hiện theo trình tự sau đây:
Bước 1: Đăng ký sử dụng mã số mã vạch:
Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng mã số mã vạch phải đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại các cơ quan được Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch (sau đây gọi là Tổ chức tiếp nhận hồ sơ).
Hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch gồm 01 bộ, cụ thể như sau:
Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Quy định này (02 bản);
Bản sao Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác (Xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực) (01 bản);
Bản Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Quy định này (02 bản).
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký lập hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch; tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng.tiến hành thẩm định hồ sơ đăng kí sử dụng mã số mã vạch
Nếu hồ sơ hợp lệ, Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng cấp mã số; vào sổ đăng kí, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng đề nghị tổ chức/doanh nghiệp hoàn thiện.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được gửi cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày được Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng cấp. Mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được quy định tại Phụ lục IV của Quy định này.
Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch phải thông báo bằng văn bản cho Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới.Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Bước 4: Hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch tuân thủ các quy định về sử dụng mã số mã vạch quy định tại Chương III của Quy định này và các quy định khác có liên quan đến sử dụng mã số mã vạch.
Lợi ích của việc áp dụng mã số mã vạch trong kinh doanh:
Đem lại các lợi ích cho người tiêu dùng sản phẩm bán lẻ;
Góp phần vào sự an toàn lâu dài đã được cải thiện;
Trợ giúp tính hiệu quả của quá trình giao vận;
Tạo thuận lợi cho khả năng truy nguyên và cho các hệ thống xác nhận;
Tốc độ xử lý nhanh: Sử dụng hệ thống đầu đọc mã vạch, tiết kiệm đáng kể thời gian cho khâu nhập dữ liệu thanh toán cho khách hàng;
Tính chính xác cao: Việc lập trình và xử lý bằng hệ thống có tính chính xác cao hơn rất nhiều so với việc xử lý bằng tay;
Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng máy móc sẽ tiết kiệm thời gian và nhân công từ đó giảm lượng chi phí khá đáng kể.
Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?
Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải gia nhập EAN Việt Nam. EAN Việt Nam sẽ cấp mã M cho doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm. Để được là thành viên của EAN Việt Nam, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí gia nhập và phí hàng năm. Hai loại phí này do đại hội các thành viên quyết định, được ghi trong điều lệ của EAN Việt Nam và có thể thay đổi sau một thời gian áp dụng.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã I) của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói… đều phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.
Là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về MS điện thoại. Trong viễn thông người ta cũng quy định mã số, mã vùng khác nhau để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong Ba về mã số mã vạch. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về mã số mã vạch và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
